VšĮ steigimas – apskaita ir ataskaitos: ką daryti nuo pirmojo mėnesio

Buhalterinė apskaita naujai įsteigtai VšĮ: kodėl svarbu nuo pirmos dienos?

Viešosios įstaigos steigimas (VšĮ steigimas), itin svarbus žingsnis norint pradėti veiklą, todėl daugelis pradedančiųjų vadovų nuo pat pradžios susitelkia į organizacijos veiklos tikslus – ar tai būtų švietimas, socialinė pagalba, kultūros projektai, – tačiau ne mažiau svarbu jau nuo pirmojo mėnesio pasirūpinti tinkama buhalterine apskaita. VšĮ, nors ir ne pelno siekiantis juridinis asmuo, privalo vesti buhalteriją taip pat kruopščiai kaip bet kuris verslas. Lietuvos teisės aktai numato, kad kiekviena įmonė turi organizuoti finansinę apskaitą, o už tai atsako įstaigos vadovas. Taigi, vos tik įregistravus VšĮ, atsiranda pareiga apskaityti visas operacijas – net jei veiklos pradžioje jų bus nedaug. Pirmieji mėnesiai yra kritiškai svarbūs, jei apleisite apskaitą pradžioje, vėliau gali tekti suvesti duomenis, taisyti klaidas ar net susidurti su finansinėmis sankcijomis. Be to, tinkamai tvarkoma buhalterija užtikrina skaidrumą – tai itin svarbu viešajam sektoriui, kurio veikla dažnai matoma visuomenei ir rėmėjams.

VšĮ steigimo momentu paprastai paskiriamas vadovas, ir būtent jis yra atsakingas už finansų tvarkymo organizavimą. Vadovas turi pasirūpinti žmogumi arba įmone, kuri ves VšĮ apskaitą, taip pat sukurti vidaus kontrolės mechanizmus, kad finansai būtų valdomi skaidriai. Neretai naujos nevyriausybinės organizacijos dar neturi lėšų samdyti darbuotojų, tad vadovas sprendžia – tvarkyti buhalteriją pačiam, rasti savanorių ar sudaryti sutartį su buhalterines paslaugas teikiančia įmone. Svarbu suprasti, kad buhalterijos apskaita nėra ta sritis, kuriai galima taikyti principą „susitvarkysime vėliau“ – dokumentus ir įrašus reikia pildyti nuolat, nuo pirmosios pajamų ar išlaidų operacijos.

Pagrindiniai buhalterijos tvarkymo žingsniai pirmais mėnesiais

Kad naujai įsteigtos VšĮ apskaita būtų tvarkinga, verta nuosekliai įgyvendinti kelis esminius žingsnius jau pirmaisiais veiklos mėnesiais:

1. Paskirkite už buhalteriją atsakingą asmenį

Pagal įstatymus, VšĮ vadovas privalo organizuoti apskaitos tvarkymą ir paskirti asmenį, kuris rengs finansines ataskaitas. Praktikoje tai reiškia, jog turite nuspręsti, kas ves kasdienę apskaitą. Galimi trys variantai: samdyti buhalterį darbuotojo pozicijoje, sudaryti sutartį su buhalterinių paslaugų įmone arba tvarkyti apskaitą savarankiškai. Kiekvienas modelis turi savų privalumų ir trūkumų. Iš pradžių, jei operacijų nedaug, galbūt bandysite tvarkyti patys, bet reikėtų įsivertinti savo kompetenciją – apskaitos klaidos vėliau gali kainuoti brangiai. Samdant darbuotoją, tenka mokėti atlyginimą ir mokesčius, tačiau jis bus visuomet pasirengęs kasdieniams klausimams. Tuo tarpu pasitelkus buhalterinių paslaugų įmonę, mokėsite pagal poreikį ir turėsite specialistų komandą, kuri pasirūpins jūsų apskaita net buhalterio atostogų ar ligos metu. Nesvarbu, kurį kelią pasirinksite, svarbu tai padaryti nedelsiant – kad jau pirmajame mėnesyje būtų aišku, kas konkrečiai veda VšĮ apskaitą.

2. Įdiekite apskaitos sistemą ir pasirūpinkite dokumentacija

Nusprendus, kas tvarkys apskaitą, kitas žingsnis – apskaitos politikos ir sistemos pasirinkimas. Pagal įstatymus, VšĮ privalo vesti dvejybinę apskaitą, laikantis bendrųjų apskaitos principų. Tai reiškia, kad turite turėti sąskaitų planą, registruoti visas ūkines operacijas dvejybinei apskaitai būdingu būdu. Rekomenduojama naudoti kompiuterizuotą apskaitos programą – rinkoje yra tiek nemokamų paprastų programėlių mažoms NVO, tiek mokamų, profesionalesnių sistemų. Apskaitos programoje nuo pradžių suveskite pradinius duomenis: VšĮ įstatinį kapitalą, steigėjų įnašus, atsidarytą banko sąskaitą. Taip pat nustatykite tvarką, kaip bus kaupiami ir saugomi pirminiai dokumentai: sąskaitos faktūros, sutartys, kvitai. Galbūt patogu bus iškart nusistatyti, kad visus dokumentus skenuosite ir saugosite skaitmeniniame archyve – tai palengvins tiek nuotolinį darbą, tiek galimus patikrinimus ateityje. Apskaitos politika turėtų būti patvirtinta vadovo – jame numatoma, kokius apskaitos standartus taikote, koks jūsų finansinių metų laikotarpis, kokia nusidėvėjimo skaičiavimo tvarka ir pan. Šiame etape pravartu pasikonsultuoti su buhalteriu, kad apskaitos sistema būtų parengta teisingai nuo pat pradžių.

3. Atidarykite banko sąskaitą ir tvarkykite finansines operacijas

VšĮ, kaip ir kitoms įmonėms, rekomenduojama turėti atskirą banko sąskaitą visoms operacijoms. Jei steigimo metu steigėjai įnešė lėšų, įneškite jas į sąskaitą, kad visos pajamos/išlaidos būtų valdomos per oficialią sąskaitą – taip paprasčiau sekti pinigų judėjimą. Pirmojo mėnesio laikotarpiu gali pasitaikyti išlaidų, pavyzdžiui, Registrų centro mokesčiai, notaro paslaugos, biuro reikmenys. Nepamirškite rinkti ir saugoti visų išlaidų dokumentų. Buhalterijoje reikia užregistruoti kiekvieną operaciją: jei sumokėjote registravimo mokestį, fiksuokite jį kaip steigimo išlaidą, jei gavote paramos įnašą, registruokite kaip gautas pajamas iš paramos. Nuo pirmų dienų ugdykite įprotį visas pinigines operacijas atlikti oficialiai – vengti grynųjų nebent smulkioms išlaidoms su avanso apyskaita. Taip pat, jeigu jūsų VšĮ planuoja vykdyti komercinę veiklą ir jau pirmais mėnesiais gaus pajamų, nepamirškite išrašyti sąskaitų faktūrų klientams. Sąskaitų serijas ir numeraciją nusistatykite iš anksto.

4. Įvertinkite mokestines prievoles

Vos tik pradėjus veiklą, pravartu pasitikrinti, ar neturite registruotis mokesčių mokėtoju atitinkamose srityse. PVM mokėtojo statusas: jeigu VšĮ planuoja vykdyti ekonominę veiklą ir pajamos per metus viršys nustatytą ribą, atsiras prievolė registruotis PVM mokėtoju. Jei pirmais mėnesiais pajamos dar mažos, galite neskubėti, bet stebėkite apyvartą. Taip pat, jeigu VšĮ pirks prekių iš ES už daugiau nei 14 000 € per metus, gali tekti registruotis PVM mokėtoju ir nepasiekus 45k ribos, pagal ES įsigijimų taisyklę. Darbo santykiai: VšĮ privalomas vadovas – dažnai tai vienas iš steigėjų. Tačiau yra aktuali naujovė: jeigu VšĮ įregistruota kaip nevyriausybinė organizacija, su jos vadovu vietoj darbo sutarties gali būti sudaryta savanoriškos veiklos sutartis. Tai reiškia, kad vadovas gali dirbti neatlygintinai savanorišku pagrindu – tokiu atveju nereikės mokėti darbo užmokesčio ir susijusių mokesčių. Toks sprendimas pirmiems mėnesiams labai palengvina finansinę naštą, kol organizacija neturi pastovių pajamų. Žinoma, jei VšĮ vėliau įgis finansinių galimybių, vadovui galima bus pradėti mokėti atlyginimą, sudarius darbo sutartį. Be vadovo, jei planuojate samdyti kitus darbuotojus ar specialistus projektams, nepamirškite jų įdarbinti laikantis darbo kodekso reikalavimų arba pasitelkti savanorius, sudarant savanoriškos veiklos sutartis. Mokesčiai: jei turite samdomų darbuotojų su darbo sutartimis, kas mėnesį reikės apskaičiuoti ir sumokėti GPM (gyventojų pajamų mokestį) bei socialinio draudimo įmokas. Šiuos mokesčius reikia deklaruoti laiku – GPM ir Sodros deklaracijos teikiamos kitą mėnesį. Jei dirba tik vadovas savanoris – tokių deklaracijų gali ir nebūti, bet pasitikrinkite, ar nevykdote kitų veiklų, sukeliančių mokestines prievoles.

5. Valdykite paramą ir aukas nuo pradžių

Daugelio VšĮ veikloje svarbi dalis pajamų yra parama – tiek iš juridinių asmenų, tiek iš gyventojų. Jei jau pirmais mėnesiais gaunate paramos lėšų, jas tvarkingai registruokite apskaitoje atskirai nuo komercinių pajamų. Buhalterinėje apskaitoje turi matytis, kad tai gautos paramos lėšos, kurios bus naudojamos įstatuose numatytiems tikslams finansuoti. Taip pat nepamirškite, kad gavus paramą privaloma parengti paramos panaudojimo ataskaitą. Paprastai metams pasibaigus VšĮ turi VMI pateikti ataskaitą (FR0478 formą) apie gautą ir panaudotą paramą, o jei per metus parama gauta kas mėnesį – teikti ir tarpines ataskaitas pagal reikalavimus. Todėl nuo pirmo mėnesio veskite detalią paramos apskaitą: kas paaukojo, kokią sumą, ir kaip šios lėšos vėliau panaudotos. Tai užtikrins skaidrumą rėmėjams ir įvykdysite teisės aktų reikalavimus.

Finansinės ataskaitos ir atskaitomybė: ką ruošti pasibaigus pirmajam veiklos laikotarpiui?

Net jei VšĮ veiklos pradžia kukli, buhalterinė apskaita turėtų būti nukreipta į tai, kad pasibaigus finansiniams metams galėtumėte parengti visus reikiamus dokumentus. Metinės finansinės ataskaitos – tai oficiali atskaitomybė, kurią privalo parengti kiekviena VšĮ ir pateikti Juridinių asmenų registrui. Į metinių finansinių ataskaitų rinkinį paprastai įeina: finansinės būklės ataskaita, veiklos rezultatų ataskaita, pinigų srautų ataskaita ir aiškinamasis raštas. Kad šias ataskaitas būtų įmanoma sudaryti, apskaita turi atspindėti viską: VšĮ pajamas, sąnaudas, turtą, įsipareigojimus, finansavimo šaltinius. Veiklos ataskaita – dar vienas dokumentas, kurio reikalaujama iš ne pelno siekiančių organizacijų. Joje aprašoma, kokią veiklą VšĮ vykdė per metus, kaip buvo panaudotos lėšos, pasiekti rezultatai, įgyvendinti projektai. Veiklos ataskaita skirta informuoti visuomenę, rėmėjus bei dalininkus apie organizacijos darbus ir progresą.

Jau pirmais mėnesiais verta sukaupti informaciją, kuri vėliau bus reikalinga veiklos ataskaitai: žymėkitės svarbiausius įvykius, projektus, gautą ir suteiktą paramą, savanorių indėlį ir pan. Metų pabaigoje tai padės lengviau parengti ataskaitą, užuot mėginus prisiminti visus faktus. Metinių ataskaitų pateikimas: pagal teisės aktus, VšĮ vadovas atsakingas, kad parengtas metinių finansinių ataskaitų rinkinys ir veiklos ataskaita būtų laiku pateikti Juridinių asmenų registrui. Paprastai ataskaitas reikia pateikti per 4 mėnesius nuo finansinių metų pabaigos. Pateikimas vyksta Registrų centro elektroninėje sistemoje, kur finansinės ataskaitos pateikiamos užpildant formas arba įkeliant dokumentus su elektroniniu parašu. Taip pat VšĮ privalo šias ataskaitas pateikti visuotiniam dalininkų susirinkimui tvirtinti. Ne mažiau svarbu – ataskaitų viešumas: jei VšĮ turi interneto svetainę, privaloma joje paskelbti metinių finansinių ataskaitų rinkinį ir veiklos ataskaitą. Be to, turi būti sudarytos sąlygos tretiesiems asmenims susipažinti su finansinėmis ataskaitomis VšĮ buveinėje. Vadinasi, bet kas susidomėjęs turi turėti galimybę gauti jūsų ataskaitų kopijas – paprastai užtenka, kad jos viešai paskelbtos internete.

Auditas: daugeliu atvejų nedidelėms naujoms VšĮ neprivaloma atlikti audito. Tačiau, jei jūsų VšĮ gavo labai didelį finansavimą ar paramą, arba vykdė projektų už dideles sumas, pasitikrinkite, ar neperžengėte ribų, nuo kurių įstatymai reikalauja audituoti finansines ataskaitas. Pavyzdžiui, jeigu VšĮ finansavimo ir pajamų sumos viršija nustatytus kriterijus, kitais metais gali tekti pasitelkti auditorius. Taip pat kai kurios VšĮ, kurios dalyvauja valstybės finansuojamuose projektuose, privalo atlikti auditą pagal finansavimo sąlygas. Pirmaisiais metais vargu ar tai bus aktualu, bet žinokite perspektyvai: nuo tam tikro finansavimo dydžio atsiranda audito prievolė. Jei matote, kad jūsų organizacija auga spurtu, pasitarkite su buhalteriu dėl audito poreikio.

Kaip tvarkyti VšĮ buhalteriją: savarankiškai ar samdyti profesionalus?

Naujai įsteigtos VšĮ vadovai dažnai suka galvą, ar bandyti tvarkyti buhalteriją patiems, ar geriau iškart patikėti šį reikalą specialistams. Sprendimas priklauso nuo jūsų pačių žinių, turimų išteklių ir veiklos masto.

Tvarkyti pačiam: Jei organizacija labai maža, per mėnesį įvyksta vos kelios ūkinės operacijos, o vadovas ar steigėjai turi finansinių žinių pagrindus, galbūt pirmus mėnesius pabandysite vesti apskaitą patys. Tai sutaupys lėšų, tačiau būkite atsargūs – apskaitos vedimas reikalauja nuoseklumo ir žinių. Reikia sekti teisės aktų pakeitimus, mokėti pildyti deklaracijas. Mažiausia klaida, pavyzdžiui, neteisingai apskaityta ūkinė operacija ar pavėluotai pateikta deklaracija, gali turėti pasekmių. Savarankiškas tvarkymas tinka nebent labai nedidelėms VšĮ, neturinčioms darbuotojų ir gaunančioms nedideles bei nesudėtingas pajamas. Net ir tokiu atveju rekomenduojama bent pasikonsultuoti su profesionaliu buhalteriu – jis gali padėti sudaryti sąskaitų planą, parodyti, kaip teisingai registruoti operacijas.

Samdyti buhalterį: Tai tradicinis būdas – priimti į darbą buhalterį, kuris tvarkys VšĮ finansus kasdien. Privalumas – buhalteris gerai išmano organizacijos veiklos specifiką, bet kada pasiekiamas tiesiogiai. Tačiau mažai VšĮ tai gali būti finansiškai sunku: teks mokėti pilną atlyginimą, net jei darbo krūvis ne visuomet pilnas. Kaip pastebi praktika, mažoms organizacijoms samdyti nuolatinį buhalterį dažnai nėra racionalu, nes apskaitos darbų kiekis gali smarkiai svyruoti. Pavyzdžiui, vieną mėnesį vos kelios operacijos, o kitą – projektas su daugybe sąskaitų. Visgi, jei jūsų VšĮ veikla jau nuo pradžių intensyvi, turėti savo buhalterį gali užtikrinti sklandumą. Tokiu atveju galima svarstyti ir nepilną etatą – įdarbinti buhalterį kelioms dienoms per savaitę ar pan., kad sutaupytumėte.

Buhalterinių paslaugų įmonės samdymas: Šiais laikais labai populiarus pasirinkimas – sudaryti sutartį su apskaitos paslaugas teikiančia įmone arba individualia buhaltere. Ypač startuoliams ir nevyriausybinėms organizacijoms tai patrauklu dėl kaštų lankstumo. Paslaugų kaina dažnai priklauso nuo atliekamų apskaitos darbų kiekio, todėl mokate tik už tai, ko realiai reikia. Pliusai – profesionalų komanda, kuri turi patirties su įvairiais klientais, geba spręsti sudėtingus klausimus, pavaduoja vieni kitus ligos/atostogų atveju. Tokia įmonė paprastai pasirūpina ir visomis deklaracijomis institucijoms, atstovauja jums tikrinimuose, konsultuoja finansų valdymo klausimais. Daugelis buhalterinių įmonių naudojasi naujausiomis apskaitos programomis, kai kurios suteikia klientui prieigą prie sistemų, tad galite realiu laiku matyti savo finansus. Svarbu pasirinkti patikimą paslaugų teikėją, kuris turi patirties su ne pelno organizacijų apskaita – mat VšĮ apskaita turi tam tikrų ypatumų. Sudarant sutartį, atkreipkite dėmesį, kad joje būtų aiškiai numatyta, jog paslaugų įmonė atsako už apskaitos klaidas. Tada galėsite jaustis ramiau, nes visa atsakomybė už buhalterinės apskaitos teisingumą teks paslaugos teikėjui.

Jeigu turite minimaliai operacijų ir pakankamai žinių – galite pabandyti tvarkyti pats, bet būkite pasiruošę bent jau metinei peržiūrai ar konsultacijai su profesionalu. Daugeliu kitų atvejų naujai VšĮ verta kreiptis į patyrusius buhalterius – tai investicija į skaidrų ir stabilų organizacijos startą.

Skaidri apskaita – tvarios veiklos pagrindas

Pirmieji VšĮ gyvavimo mėnesiai nustato toną visai tolimesnei veiklai. Sutvarkę buhalteriją nuo pradžių, išvengsite daugybės problemų ateityje – nuo menkų nesklandumų, kaip pamesti kvitai, iki rimtų bėdų, kaip neteisingai panaudota parama ar mokesčių nepriemokos. Tvarkinga buhalterinė apskaita leidžia bet kuriuo metu žinoti, kokia yra finansinė organizacijos padėtis: kiek turite lėšų, kokios yra skolos, ar vykdoma veikla generuoja perteklių ar deficitą. Tai svarbu ne tik jums, bet ir jūsų dalininkams, rėmėjams, visuomenei – VšĮ privalo veikti skaidriai, pateisinti pasitikėjimą.

Nepamirškite, kad buhalterija – ne vien sausas skaičių krūvelių suvedimas. Analizuokite finansinius duomenis, net jei jų pradžioje nedaug: tarkime, jei vykdote kelis projektus, stebėkite, kuris efektyviausiai naudoja lėšas. Tai padės priimti pagrįstus sprendimus dėl veiklos tęstinumo, išlaidų optimizavimo. Taip pat ugdykite įprotį laiku teikti visas ataskaitas ir deklaracijas – tuomet išvengsite sankcijų ir galėsite ramiai koncentruotis į organizacijos misiją.

Apibendrinant, nuo pirmojo mėnesio imkitės buhalterijos atsakingai: paskirkite atsakingus asmenis, susitvarkykite visus formalius reikalus, sekite mokesčius ir kaupti dokumentus. Tai suteiks tvirtą finansinį stuburą jūsų VšĮ ir sudarys sąlygas sklandžiai augti bei vykdyti visuomenei naudingą veiklą.