Kada įmonei verta samdyti įdarbinimo agentūrą vietoj savo HR skyriaus

Įdarbinimo sprendimas – vienas iš esminių strateginių žingsnių, lemiantis įmonės augimą, efektyvumą ir gebėjimą reaguoti į nuolat besikeičiančias rinkos sąlygas. Dažnai verslininkams kyla dilema: ar plėtoti vidinį HR skyrių, ar naudoti įdarbinimo agentūrą? Abi galimybės turi savo stipriąsias puses, tačiau sprendimas turi remtis tiek įmonės dydžiu, tiek rinkos specifika, tiek verslo tikslais. Lietuvos įmonių kontekste ypač aktualu atsižvelgti į darbo jėgos prieinamumą, darbo rinkos dinamiką bei žmogiškųjų išteklių valdymo praktikų brandumą.

Pirmasis žingsnis – įvertinti, koks yra įmonės poreikis ir kokie ištekliai skiriami personalo atrankai. Didelėms organizacijoms ar intensyviai besiplečiančioms įmonėms svarbu turėti profesionaliai organizuotą HR skyrių, galintį užtikrinti nuolatinį personalo srautų valdymą, organizacinės kultūros formavimą ir darbuotojų įsitraukimo skatinimą. Tuo tarpu mažesnėms įmonėms, ypač besiformuojančioms, kartais verta pasinaudoti išorinėmis paslaugomis – įdarbinimo agentūromis, kurios padeda greitai ir efektyviai prisitraukti kvalifikuotą personalą mažesnėmis sąnaudomis ir trumpesniame laiko periode.

Paslaugų mastas ir įmonės dydis

Įmonėms, kurių darbuotojų skaičius viršija 200–300, dažnai yra racionalu turėti vidaus HR skyrių. Tokiu atveju HR specialistai atlieka ne tik atrankas, bet ir darbuotojų kompetencijų vystymą, darbuotojų emocinės būklės stebėjimą, vertinimą, vidinių vidinių procesų koordinavimą. Tai sudėtinga ir resursams intensyvi veikla, kurios efektyviam vykdymui būtinas nuolatinis personalo palaikymas.

Mažesnėse – iki 50–100 darbuotojų – įmonėse šių funkcijų galėtų užtekti kelios darbo dienos per savaitę, o kartais vienas laisvai samdomas HR specialistas. Tokiose situacijose, jei atranka nėra nuolatinė, dažniausiai efektyviausia samdyti agentūrą. Taip įmonė gauna prieigą prie didesnių kandidatų baseinų, profesionalią atrankos įrangą (testavimo, interviu sistemų) ir patyrusius specialistus, išvengia su darbo užmokesčiu ir mokesčių įdarbinimu susijusios administracijos.

Sparčiai auganti įmonė

Augimo stadijoje esančioms įmonėms (pvz., startuoliams, plečiantiems paslaugų ar gamybos apimtis) neretai būtinas greitas ir kokybiškas prisitraukimas žmonių. Pvz., plečiant paslaugų centrą ar gamyklą, reikalingi keli dešimtys specialistų per kelis mėnesius – tai siekia net nekilnojamojo turto, darbo vietų paruošimo ir didžiulių procesų pokyčių koordinavimo. Vidaus HR gali būti per mažai resursų tokiam palyginti masiniam įdarbinimui, o specialistų trūkumas gali kainuoti prarastą laiką ir pajamas.

Įdarbinimo agentūra šiuo atveju geba mobilizuotis žymiai greičiau, turi įvairius kanalus – profesinės platformos, partnerių tinklai, aktyvūs kandidatai – ir gali surasti tinkamus žmones greičiau nei vidinis procesas. Be to, agentūra prisiima pilną administracinę naštą – dokumentų tvarkymą, įdarbinimo formalumus, dažnai ir patalpų, apgyvendinimo aspektus. Tai leidžia įmonei greičiau sutelkti dėmesį į pagrindinę veiklą.

Specializuotos pozicijos ir didelis kandidatų atrankos sudėtingumas

Kai kalbama apie aukštos kvalifikacijos specialistus (pvz., IT technologijų, inžinerijos, finansų analitikų), rinkoje konkurencija intensyvi, o kosmetinėse sritinėse pozicijose pasiūla ribota. Įmonėms, neturinčioms patirties šiose srityse, dažnai sunku efektyviai atlikti tiek techninį testavimą, tiek profesinį ekspertinį vertinimą.

Įdarbinimo agentūros, specializuojančios konkrečiose srityse, dažnai turi techninius vertinimo įrankius, vertinimo centruose įgytą patirtį, kontaktus universitetuose ar profesinėse asociacijose. Tai leidžia greičiau identifikuoti tinkamiausius kandidatus ir pasiūlyti tiek strateginius, tiek techninius sprendimus.

Kaštai ir rizikos valdymas

Įdarbinimo agentūrų paslaugos gali pareikalauti nuo vienos iki kelių mėnesinių kandidato atlyginimų (sutarčių modelis), o kai kuriais atvejais – papildomų administravimo mokesčių. Tai gali pasirodyti brangu nacionaliniu mastu, tačiau kartu su sąnaudomis atsiranda nuolatinis atlyginimas, įrankių ir būtinų procedūrų palaikymas. Kita vertus, įmonėje reikia ne tik samdyti specialistus, bet ir investuoti į mokymus, licencijas, darbo vietas, socialines garantijas. Kartais ilgalaikėje perspektyvoje vidaus skyrius gali pasirodyti pigesnis variantas, bet trumpuoju laikotarpiu jis reikalauja visuomenės resursų – profilinių specialistų samdymo, infrastruktūros bei sistemos kūrimo.

Viešojoje erdvėje pateikiama, jog naudotis agentūros paslauga verta netgi kai kandidatas reikalingas vidutiniu koregavimo laikotarpiu – nuo kelių savaičių iki kelių mėnesių – nes tai sumažina riziką įdarbinti netinkamą darbuotoją, kuris gali tapti išlaikymo našta. Agentūra dažnai suteikia garantines sąlygas – keitimo kandidatą per 3–6 mėnesius laikotarpį be papildomų mokesčių. Tai padidina efektyvų pajėgumų paruošimą ir sumažina finansinę atskaitomybę.

Organizacinė kultūra ir darbuotojų įsitraukimas

Vienas iš dažniausiai pamirštamų aspektų – organizacinė kultūra. Vidaus HR skyrius „gyvena“ įmonės vertybes nuo pat pradžių, suvokia organizacijos misiją, viziją, leidžiasi į nuoseklų vertybių formavimą, darbuotojų motyvavimą. Agentūra, nors ir pateikia profesionalų kandidatų pasirinkimą, dažnai neturi galimybės identifikuoti vidinių kultūrinių derinių ir ilgalaikio atitikimo.

Todėl kai įmonės prioritetas – ilgaamžiškas darbuotojų įsitraukimas, kultūros stiprinimas, ilgalaikė strateginė komanda – tada verta investuoti į vidinį HR specialistų komandą. Tačiau vino metu dalinį balanso siekia hibridinis modelis: vidinė HR bazė, kuri esant poreikiui dirba su agentūra, ypatingiems atvejams ar specializacijoms.

Rekomendacijos Lietuvos įmonėms

• Analizuokite įmonės augimo tempą ir ateities plėtros planus. Staigūs planai – agentūra, ilgalaikai – vidaus HR.
• Įvertinkite, ar jūsų komanda gali savarankiškai identifikuoti techninius reikalavimus specialistams. Jei ne – naudokitės agentūromis, turinčiomis ekspertų tinklus.
• Suplanuokite biudžetą: agentūros paslauga – vienkartinė (su garantijomis), HR skyriaus formavimas – fiksuotas ilgalaikis kaštas.
• Rinkos aplinkos analizė: perspektyvios pozicijos (IT, inžinerija, juridinės, finansų sritys) – dažnai kontroliuojami galiojančiu profesiniu poreikiu, todėl reikalingas aukštos kokybės atrankos procesas.

Įmonėms, veikiančioms Lietuvos rinkoje, kurioje specialistų trūksta, o darbo teisės ir reglamentavimas – griežtesnis, verta svarstyti apie įdarbinimo agentūros samdymą šiais atvejais:

• Plečiantsi ar kuriant naujus verslo padalinius ir reikalingi keli dešimtys darbuotojų per trumpą laiką.
• Dirbant su sudėtingomis, specifinėmis pozicijomis, kurių rinkoje praktiškai nėra.
• Siekiant sumažinti personalo administravimą ir dokumentų tvarkymo riziką.
• Jei įmonėje laikas paskirstytas skirtingoms veikloms ir nėra galimybės išlaikyti nuolatinio HR vieneto.

Tačiau verta nepamiršti, kad ilgalaikėje perspektyvoje stiprus vidinis HR skyrius padeda formuoti organizacijos kultūrą, rūpintis darbuotojų vystymu ir išlaikymu, gerinti įmonės reputaciją. Dažnai geriausias pasirinkimas – hibridas: vidaus bazė, papildoma pagal pareikalavimą – su agentūra. Toks modelis leidžia lanksčiai reaguoti į rinkos signalus ir optimizuoti kaštus.