Kokie yra dokumentų valdymo sistemos privalumai?

Gera žinia ta, kad šiandien jau yra labai daug sprendimų, dėl kurių galite palengvinti daugelį prcesų, susijusių su savo įmonės veikla. Vienas tokių sprendimų yra dokumentų valdymo sistema, tad pakalbėkie apie ją plačiau.

Edrana Baltic

Kokie yra privalumai?

Dokumentų valdymo sistemos (DVS) privalumai:

1. Efektyvesnis dokumentų valdymas: DVS padeda centralizuoti visus dokumentus vienoje vietoje, todėl juos lengviau rasti, tvarkyti ir pasiekti. Tai sumažina laiko sąnaudas, susijusias su dokumentų paieška ir tvarkymu, ir padeda išvengti klaidų, susijusių su prarastais ar netinkamai saugomais dokumentais.
2. Pagerėjęs bendradarbiavimas: DVS leidžia keliems vartotojams vienu metu dirbti su tuo pačiu dokumentu, o tai pagerina bendradarbiavimą ir padidina produktyvumą. DVS taip pat suteikia galimybę sekti dokumento keitimus ir peržiūrėti ankstesnes versijas.
3. Padidėjęs saugumas: DVS užtikrina dokumentų saugumą, apribojant prieigą prie jų tik įgaliotiems vartotojams. Tai padeda apsaugoti konfidencialią informaciją nuo neteisėtos prieigos ir nuotėkio.
4. Sumažintos išlaidos: DVS gali padėti sumažinti dokumentų spausdinimo, kopijavimo ir saugojimo išlaidas. Tai taip pat gali padėti sumažinti išlaidas, susijusias su klaidomis, susijusiomis su prarastais ar netinkamai tvarkomais dokumentais.
5. Aplinkosauga: DVS gali padėti sumažinti popieriaus naudojimą, o tai naudinga aplinkai.
6. Geresnis sprendimų priėmimas: DVS gali padėti lengviau rasti informaciją, reikalingą informuotiems sprendimams priimti.

Į ką svarbu atkreipti dėmesį renkantis?

Renkantis DVS, svarbu atsižvelgti į šiuos veiksnius: 

1. Įmonės poreikiai: DVS turėtų atitikti konkrečius įmonės poreikius.
2. Biudžetas: DVS kainos gali skirtis, todėl svarbu nustatyti biudžetą ir rasti sistemą, atitinkančią jūsų kainą.
3. Funkcijos: DVS siūlo įvairias funkcijas, todėl svarbu pasirinkti sistemą, turinčią jums reikalingas funkcijas.
4. Naudojimo paprastumas: turėtų būti lengva naudoti ir suprasti.
5. Svarbu aiškiai apibrėžti savo įmonės poreikius. Ką norite pasiekti naudodami DVS? Ar norite pagerinti dokumentų paiešką ir tvarkymą? Padidinti bendradarbiavimą? Sumažinti išlaidas? Pagerinti saugumą?
6. Taip pat svarbu atsižvelgti į ateities poreikius. Ar jums gali prireikti papildomų funkcijų ateityje? Ar sistema gali augti kartu su jūsų įmone?
7. Sistema turėtų būti lengva naudoti ir suprasti visiems jūsų įmonės vartotojams. Jei sistema yra per sudėtinga, vartotojai ja nesinaudos.

Dokumentų valdymo sistemos (DVS) kaina gali skirtis priklausomai nuo įvairių veiksnių, tokių kaip:

1. Funkcijos: DVS su daugiau funkcijų paprastai kainuoja brangiau nei sistemos su pagrindinėmis funkcijomis.
2. Dydžių: DVS, skirtos didesnėms įmonėms su daugiau vartotojų, paprastai kainuoja brangiau nei sistemos, skirtos mažesnėms įmonėms.
3. Diegimas: DVS diegimo kaina gali skirtis priklausomai nuo sistemos sudėtingumo ir jūsų įmonės poreikių.
4. Mokymas: Jums gali tekti mokėti už mokymus savo darbuotojams, kaip naudotis DVS.