KPI rodiklio terminas yra žinomas ir plačiai naudojamas. Tikriausiai visos įmonės ir organizacijos turi vienokią ar kitokią rodiklių stebėjimo sistemą. Visgi yra nemažai atvejų, kai KPI rodikliai neatneša laukiamos naudos ar sukelia daugiau chaoso nei tvarkos. Dėl kokių priežasčių tai įvyksta? – atsakymas yra kompleksinis, visgi susiveda į vieną sakinį: tinkamų rodiklių teisingas įdiegimas ir jų nuolatinis stebėjimas bei vertinimas.
Tinkami KPI rodikliai
Kaip žinoti, kokie KPI rodikliai yra tinkami? Tinkamas KPI rodiklis yra susietas ar vedantis link strateginio tikslo įgyvendinimo. Tai yra „iš viršaus“ kylantis rodiklis, kalbant ne apie darbuotojų pavaldumą, bet apie rodiklio svarbumą. Pirmiausiai turi būti išsikelti strateginiai tikslai, sudarytas šių tikslų įgyvendinimo planas ir šio plano rengimo etape turi būti nustatyti KPI rodikliai. KPI rodikliai gali būti įvesti ir vėliau, atsižvelgiant į parengtą planą.
1. KPI rodiklis – strateginio plano įgyvendinimo įrankis
Įmonės veiklos rodikliai turi būti susieti su įmonės strategija ir strateginiais tikslais. Žinoma, KPI rodikliai turi būti kaskaduojami ir suskaidomi į smulkesnius, kiekvienam departamentui, skyriui, komandai ar darbuotojui skirtus KPI rodiklius. Tačiau ryšys su strateginiu tikslu neturi būti pamestas ir kiekvienas darbuotojas turi aiškiai suprasti, koks tai ryšys.
Viena dažniausių KPI rodiklių valdymo klaidų yra kai darbuotojai, įsitraukę į rutininę veiklą, pameta nustatytus KPI rodiklius bei bando matuoti kitus jų požiūriu svarbius rodiklius, nebūtinai susijusius su bendro tikslo siekimu. Iš to seka ir dar viena labai dažna KPI rodiklių valdymo klaida – KPI rodiklių skaičius.
2. KPI rodiklių skaičius
Daugeliu atveju priimta manyti, jog darbuotojui/ komandai/ skyriui optimalus KPI rodiklių skaičius yra 5-7. Turima galvoje, aktualūs ir svarbūs KPI rodikliai. Akivaizdu, turi būti tenkinama pirmoji sąlyga – susiję su įmonės strateginių tikslų siekimu. Dažnai kyla pagunda įsivesti daugiau rodiklių, nes galvojama, jog bus lengviau kontroliuoti ar pasiekti rodiklius. Tačiau reikia nepamiršti, jog kiekvienas papildomas rodiklis reikalauja papildomo laiko ir pastangų jį fiksuoti, sekti ir analizuoti. Šioje vietoje galioja posakis „Mažiau yra daugiau“.
3. Veiklai pritaikytas KPI rodiklis
Nors KPI rodikliai gali būti nustatyti ar įvesti rengiant strateginį planą, ir pastarieji rodikliai gali būti stambūs bei labai bendri, reikia turėti galvoje, jog rodiklių sieks konkrečios srities ar veiklos komandos/ darbuotojai. Vienas iš bendrų KPI rodiklių gali būti pardavimo pajamos. Kokį rodiklį nustatyti rinkodaros skyriui, kuris neturi tiesioginio ryšio su galutiniu vartotoju?
Šiuolaikinės technologinės priemonės leidžia rinkti tokius duomenis, kaip apsilankiusių klientų skaičius, internetinės svetainės ar internetinės parduotuvės lankytojų srautas, naujo kliento „vertė“ ir pan. Taigi, nors tiesioginio ryšio su pardavimais ir galutiniu vartotoju nėra, galima nustatyti tuos KPI rodiklius, kurių siekimas leis prisidėti prie pardavimo pajamų augimo.
KPI rodiklių diegimas organizacijoje
KPI rodiklių nustatymas yra tik pirmas žingsnis. Ne ką mažiau svarbu teisingai įdiegti KPI rodiklių ir jų stebėjimo sistemą. Galima sudaryti puikų strateginių tikslų įgyvendinimo planą ir šis planas gali labai greitai žlugti, kai susidurs su realybe ar darbuotojų pasipriešinimu. Imperatyvūs organizacijos valdymo būdai galbūt padės trumpalaikėje perspektyvoje, tačiau ilgainiui tai virs į kitus neigiamus rodiklius, tokius kaip darbuotojų kaita, nepasitenkinimo kultūra ir pan.
1. Tinkama komunikacija
Su KPI rodiklių savininkais aiškiai komunikuokite, kas yra KPI rodikliai, kodėl būtent tokie rodikliai yra nustatyti, ir kaip jie susiję su strateginių tikslų įgyvendinimų. Tokiu būdu formuosite ne tik pasitikėjimo, bet ir įsitraukimo bei asmeninės atsakomybės kultūrą.
2. Žinios ir priemonės
Darbuotojai turi turėti ar įgyti reikiamas žinias bei kompetencijas nustatytiems KPI pasiekti. Ir tai nėra darbuotojo reikalas, tai yra organizacijos reikalas, kadangi siekiama strateginių organizacijos tikslų. Naujiems darbuotojams galite įtraukti šiuos reikalavimus į darbo aprašymą, visgi esamiems darbuotojams turite suteikti sąlygas įgyti žinias ir ugdyti kompetencijas. Nepamirškite ir priemonių, kaip stebėti KPI, kaip rinkti duomenis – atitinkamų programų naudojimas, tinkamas duomenų interpretavimas ir pan.
3. Švęskite pasiekimus
Sunkiai dirbote, jog pasiektumėte KPI rodiklius, taigi nepamirškite jais pasidžiaugti. Darbuotojų bei komandų, kurios pasiekia nustatytus KPI rodiklius, pastebėjimas ir įvertinimas bus didelė motyvacija stengtis toliau. Diegdami tokią kultūrą, rodydami pavyzdį ir kartu džiaugdamiesi, paskatinsite ir kitus darbuotojus siekti savo rodiklių. Tačiau nepaverskite to varžytuvėmis, kai komandos pradeda konkuruoti tarpusavyje ir bando bet kokiais būdais gauti gerą įvertinimą.
KPI rodiklių nuolatinis stebėjimas ir vertinimas
Tai trečias svarbus žingsnis, siekiant sėkmingai valdyti KPI rodiklius ir siekti užsibrėžtų tikslų.
1. KPI rodiklių stebėjimo reguliarumas
Kai į veiklos stebėjimą įvedami rodikliai, tuo pačiu reikia nustatyti grafiką, kaip dažnai šie rodikliai bus fiksuojami ir stebimi. Tai gali būti kasdien, kas savaitę, kas mėnesį ar kas ketvirtį. Svarbu, kad tai sutaptų su stebimų duomenų reguliarumu. Nesistenkite visų rodiklių stebėti vienu metu ir neapkraukite savęs papildomais darbais, paskirstykite grafiką. Dar labai svarbu visiems sutarti, kokius duomenis fiksuojate, pvz.: mėnesio pardavimus iš ERP imsite paskutinę mėnesio dieną 17 val., tokiu būdu išvengsite paklaidų ir nesusipratimų.
2. KPI rodiklių analizė ir tendencijos
KPI rodiklis yra skaičius ir vien tik šio skaičiaus stebėjimas neduoda jokių įžvalgų ar platesnio supratimo. Būtina vertinti kontekstą ir kaip jo fone atrodo KPI rodiklio reikšmė, kokios tendencijos. Gali būti, jog pradėjus fiksuoti rodiklius, dar neturėsite pakankamai istorijos ir duomenų, bet ilgainiui istorija bus sukaupta. Taigi KPI stebėjimo grafike numatykite, kada atliksite gilesnę analizę ir įvertinsite tendencijas, tuomet suprasite ar teisinga linkme dirbate ir ar reikia atlikti korekcinius veiksmus veikloje.
3. Nereikalingų KPI rodiklių atsisakymas
KPI rodiklių sistema ir valdymas turi būti dinamiškas ir adaptyvus, t.y. prisitaikantis tiek prie besikeičiančių išorinių, tiek ir prie vidinių sąlygų. Tai nereiškia, jog turite pakeisti rodiklį, kurio nepavyksta pasiekti. Tai reiškia, jog turite pakeisti rodiklį, kuris tapo neaktualus ir neveda link galutinio tikslo įgyvendinimo. Darbuotojų/ komandų KPI rodiklių krepšelyje turi būti 5-7 aktualūs rodikliai. Jei jų atsirado daugiau – tai ženklas, jog reikia atlikti mini auditą ir nustatyti, kurie rodikliai tapo neaktualūs ar pertekliniai. Neretai atsitinka taip, jog rodikliai buvo kažkada nustatyti, bet vadovai apie juos pamiršo, kadangi jie jau nėra svarbūs, tačiau komandos ir skyriai rodiklius ir toliau stebi bei fiksuoja šiuos duomenis, gaišdamos savo laiką.
Paslaugos ir verslas 
Leave a comment